在當(dāng)前公司業(yè)務(wù)中，倒補(bǔ)簽合同的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這不僅違反了公司管理制度，也給企業(yè)法律、財(cái)務(wù)、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)管理帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。

《中華人民共和國(guó)民法典》第四百七十一條對(duì)合同訂立方式的規(guī)定為：“當(dāng)事人訂立合同,可以采取要約、承諾方式或者其他方式。” 第四百九十條對(duì)合同成立時(shí)間的規(guī)定為：“當(dāng)事人采用合同書(shū)形式訂立合同的，自當(dāng)事人均簽名、蓋章或者按指印時(shí)合同成立。在簽名、蓋章或者按指印之前，當(dāng)事人一方已經(jīng)履行主要義務(wù)，對(duì)方接受時(shí)，該合同成立。”
由此可見(jiàn)，當(dāng)事人雖然未采用書(shū)面形式，但是一方已經(jīng)履行主要義務(wù)，對(duì)方接收時(shí)，合同就已經(jīng)成立，也就是說(shuō)倒補(bǔ)簽合同本身是有效合同。
但是倒補(bǔ)簽合同在履行過(guò)程中卻存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。由于合同簽訂前的履行過(guò)程，存在較大的不確定因素，雙方的權(quán)利義務(wù)不明確、法律責(zé)任界定不清，容易產(chǎn)生法律糾紛，而一旦產(chǎn)生糾紛后由于證據(jù)難以取得，解決起來(lái)又比較困難，合同的事前控制作用無(wú)法體現(xiàn)，存在較大的法律風(fēng)險(xiǎn)。本期梳理了倒補(bǔ)簽合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，并提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議。

法律風(fēng)險(xiǎn)
1.存在合同無(wú)效的風(fēng)險(xiǎn)。
在公司業(yè)務(wù)中，倒補(bǔ)簽合同通常發(fā)生在油品供應(yīng)需求急，靠泊時(shí)間短的情況，遇到合同審批流程較長(zhǎng)時(shí)，會(huì)發(fā)生未完成紙質(zhì)書(shū)面合同審批訂立的情況下就開(kāi)始履行實(shí)際業(yè)務(wù)。因?yàn)榍捌诤贤勁袝r(shí)間較短，通常無(wú)法對(duì)企業(yè)的性質(zhì)、經(jīng)營(yíng)范圍、注冊(cè)資金及法定代表人等信息進(jìn)行審查，存在發(fā)生合同履行完畢后，發(fā)現(xiàn)合同因?qū)Ψ饺鄙傧鄳?yīng)資質(zhì)的情況。如果是工程建設(shè)類(lèi)合同，對(duì)方缺少資質(zhì)會(huì)導(dǎo)致合同無(wú)效。
2.合同履行過(guò)程容易發(fā)生糾紛，違約舉證難度大。
倒補(bǔ)簽合同履行在前，未達(dá)成書(shū)面統(tǒng)一意見(jiàn)，由于語(yǔ)言表達(dá)和個(gè)體認(rèn)知存在差異，會(huì)存在理解上的歧義，出現(xiàn)雙方各執(zhí)一詞的情形。當(dāng)合同雙方發(fā)生糾紛，當(dāng)事人一方主張另一方在無(wú)書(shū)面合同情況下的實(shí)際履約行為構(gòu)成違約要求其承擔(dān)違約責(zé)任或賠償責(zé)任，則在舉證上具有難度。

 管理風(fēng)險(xiǎn)
1.公司合同管理難度加大
倒補(bǔ)簽合同是違反公司合同管理相關(guān)規(guī)定的，同時(shí)倒補(bǔ)簽合同的生效日期、履行期限及有效期限等與期限有關(guān)的規(guī)定可能產(chǎn)生邏輯錯(cuò)亂，可能造成合同的交貨、驗(yàn)收及付款時(shí)間和條件出現(xiàn)前后矛盾，不利于合同管理員及時(shí)跟進(jìn)合同訂立、審批、執(zhí)行、歸檔等情況，從而影響合同管理水平。
2.年度預(yù)算和決策難度加大
倒補(bǔ)簽合同期限與實(shí)際業(yè)務(wù)不符，會(huì)導(dǎo)致公司無(wú)法通過(guò)合同管理準(zhǔn)確了解業(yè)務(wù)進(jìn)度。若實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生在年底，年初進(jìn)行合同倒補(bǔ)簽，會(huì)導(dǎo)致上一年度的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)失真，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，及時(shí)性產(chǎn)生影響，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)失真，從而對(duì)公司管理層決策造成影響。

財(cái)務(wù)和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)
1.導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真
財(cái)務(wù)人員需要以雙方簽字蓋章的合同為依據(jù)進(jìn)行貨款收付。業(yè)務(wù)發(fā)生后再進(jìn)行倒補(bǔ)簽合同，會(huì)發(fā)生延期付款或者貨款已收到不能及時(shí)入賬的情況，從而導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表中所體現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)成本、應(yīng)收賬款、利潤(rùn)等科目數(shù)據(jù)失真。
2.對(duì)審計(jì)工作帶來(lái)不確定性影響
審計(jì)會(huì)定期對(duì)公司的合同簽訂情況、收發(fā)貨情況、收付款情況等方面進(jìn)行審查，倒補(bǔ)簽合同違反內(nèi)控規(guī)定，存在風(fēng)險(xiǎn)隱患，可能導(dǎo)致審計(jì)機(jī)構(gòu)無(wú)法出具無(wú)保留意見(jiàn)的審計(jì)報(bào)告或認(rèn)為內(nèi)控存在嚴(yán)重問(wèn)題，從而給企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)開(kāi)展、報(bào)稅、政策優(yōu)惠造成不利影響。

法律風(fēng)險(xiǎn)防控
（一）加強(qiáng)合同內(nèi)部管理培訓(xùn)，使經(jīng)辦人認(rèn)識(shí)到合同的重要性和嚴(yán)謹(jǐn)性。
業(yè)務(wù)部門(mén)普遍存在注重業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)，輕視合同訂立的情況。部分業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)合同起草，訂立重視度不夠，存在任意拿一份類(lèi)似合同模板簡(jiǎn)單修改公司名稱(chēng)、標(biāo)的金額、付款方式后就開(kāi)始走合同審批流程，或者直接從網(wǎng)上下載后稍加修改就提交送審，不注重結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)實(shí)際細(xì)化約定合同雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議處理方式的約定。這些實(shí)際上是對(duì)于合同的重要性和嚴(yán)謹(jǐn)性認(rèn)識(shí)不足的表現(xiàn)。
各單位要定期開(kāi)展普法教育和合同管理培訓(xùn)，一是讓合同經(jīng)辦人熟練掌握合同系統(tǒng)操作，減少合同退回率，縮短合同審批時(shí)間；二是讓合同經(jīng)辦人具備一定的法律常識(shí)，了解公司合同管理內(nèi)控要求，在業(yè)務(wù)操作中時(shí)刻繃緊“業(yè)務(wù)開(kāi)展，合同先行”這根弦。
（二）從嚴(yán)合同管理考核，將倒補(bǔ)簽合同納入員工績(jī)效考核。
一是借助合同系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控平臺(tái)，按月對(duì)合同訂立、簽署、執(zhí)行、歸檔情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)倒補(bǔ)簽合同行為對(duì)合同經(jīng)辦人進(jìn)行合同事項(xiàng)通報(bào)。二是在員工崗位職責(zé)中明確合同簽訂時(shí)間，建立負(fù)面清單制度，倒補(bǔ)簽合同行為與績(jī)效掛鉤，切實(shí)提高合同經(jīng)辦人和合同管理員的合規(guī)意識(shí)。
（三）借助信息技術(shù)手段，提高合同審批和簽署效率。
在合同審批過(guò)程中，借助現(xiàn)代化管理技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)，不斷優(yōu)化合同管理系統(tǒng)的審批簽訂流程，提高效率。一是對(duì)合同流程重新梳理，減少重復(fù)、無(wú)效的審批環(huán)節(jié)。二是參考石化公文系統(tǒng)的督辦功能，對(duì)合同系統(tǒng)審批中增加督辦功能，提高合同審批效率。三是實(shí)施電子簽章，減少排隊(duì)用印、法人簽字、傳遞紙質(zhì)合同帶來(lái)的時(shí)間成本。
（四）提高標(biāo)準(zhǔn)合同文本的覆蓋范圍
各單位每年度收集標(biāo)準(zhǔn)文本需求，對(duì)于新發(fā)生的趨于常態(tài)化的業(yè)務(wù)及時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本，在進(jìn)一步防范業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，減少前期合同條款起草、制定和商議時(shí)間。
（五）推行“框架合同+訂單”的合同訂立模式
針對(duì)長(zhǎng)期合作，資質(zhì)較好的合同主體，常規(guī)性、頻次高、供需相對(duì)穩(wěn)定的油品供銷(xiāo)業(yè)務(wù)，建議采取“框架協(xié)議+訂單”的業(yè)務(wù)模式。通過(guò)框架協(xié)議事先確定合同雙方基本的權(quán)利義務(wù)、采銷(xiāo)品種、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、履行期限等，后續(xù)待具體業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，雙方只需要進(jìn)一步明確訂單中的油品數(shù)量、價(jià)格等單筆業(yè)務(wù)項(xiàng)下的特殊條件，提高了合同訂立效率。