一、健全內(nèi)部合同管理

合同管理不僅僅是保管合同原件，更需要保留好合同相關(guān)的往來傳真、備忘錄、相關(guān)人員簽署的收貨憑證等等，都要妥善保管好。很多公司是沒有合同管理的，對(duì)于一些小的合同，原件雖然在公司的專人手中，但是在執(zhí)行過程中有關(guān)材料隨意分散在業(yè)務(wù)人員手中，業(yè)務(wù)人員走了，該資料也就沒有了，合同的執(zhí)行情況也就沒有人知道了。一旦發(fā)生糾紛沒有人能完全知道事情的來龍去脈，沒有人手頭有完整的材料。

合同保管要強(qiáng)調(diào)責(zé)任制，在合同執(zhí)行階段，合同可以由業(yè)務(wù)人員或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理保管，凡是和合同執(zhí)行有關(guān)的材料統(tǒng)一在第一時(shí)間交給該人保管。業(yè)務(wù)辦理完畢應(yīng)當(dāng)完整移交到公司專職保管人員。我們建議在移交的材料中加上一個(gè)合同執(zhí)行說明，由具體經(jīng)辦人對(duì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行說明，將材料列個(gè)清單，可以做成格式直接填寫。

二、強(qiáng)化催收

中國講人情，在我們的實(shí)務(wù)工作中發(fā)現(xiàn)，越是關(guān)系好，可能款項(xiàng)越晚兌現(xiàn)。大部分款項(xiàng)并不是對(duì)方?jīng)]有能力支付，而是不想支付，想想現(xiàn)金在自己公司握著多主動(dòng)，而且可以生息，總比還給別人好。所以很多公司是看哪個(gè)催得急，誰急就先付給誰。而如果礙于面子，就只能等到最后了，萬一對(duì)方資金一緊張，這帳就成了陳年老帳了，所以要加強(qiáng)貨款催收。

催收也要講策略，按過程分別進(jìn)行排布。

第一步，直接由業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)催收。業(yè)務(wù)員的待遇是與業(yè)務(wù)量掛鉤的，業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)帳款承擔(dān)催收責(zé)任。業(yè)務(wù)人員是公司最底層的工作人員，可以可憐兮兮去找對(duì)方，“大哥，你要是不給我錢，我就要失業(yè)了。”，這樣博得同情心，小的帳款一般都能這樣催收回來。這一步的時(shí)間不要太長(zhǎng)，給予兩周的時(shí)間就行了，沒有效果進(jìn)入下一步。

第二步，財(cái)務(wù)部核帳。財(cái)務(wù)部核帳有兩個(gè)目的，第一告訴對(duì)方這筆帳款開始移交到公司統(tǒng)一來處理了，二是和對(duì)方核帳，確認(rèn)欠款的事實(shí)與數(shù)額。這個(gè)很重要，一旦發(fā)生訴訟有這張核帳單，雙方的法律關(guān)系就非常的簡(jiǎn)單了，不需要對(duì)合同執(zhí)行中的質(zhì)量、數(shù)量等雙方可能發(fā)生爭(zhēng)議的事項(xiàng)進(jìn)行糾纏了。這個(gè)時(shí)候雙方還沒有鬧僵，拿到這樣的核帳單一般比較容易。當(dāng)然財(cái)務(wù)部目的不是要核帳，還要催收款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部人少，自然沒有人專職來打要帳電話，可以讓單位前臺(tái)或其他人以財(cái)務(wù)部的名義打這個(gè)電話。

第三步，以上措施都沒有效果，那么說明對(duì)方有想賴帳的可能。如果對(duì)方說，你再等幾天，我們馬上有一筆到帳，一到就給你，這樣的話，最多只能信一次，不要有太多的指望。以上兩個(gè)步驟已經(jīng)進(jìn)行了三個(gè)月，仍然沒有效果就應(yīng)當(dāng)考慮移交公司法律部門，由法律部門進(jìn)行處理。

三、果斷采取法律措施

很多公司顧慮采取法律措施會(huì)傷了彼此友好的業(yè)務(wù)關(guān)系，失去了一個(gè)客戶。這是中國國情，確實(shí)是要考慮的，但是只要想想，做任何的業(yè)務(wù)都是以贏利為目的的，如果對(duì)方不支付帳款，那么要這個(gè)友好的業(yè)務(wù)關(guān)系做什么?與其拖到以后翻臉，再對(duì)簿公堂，不如現(xiàn)在采取法律措施早點(diǎn)將款項(xiàng)收回來更為塌實(shí)。

采取法律措施，也能考慮到中國國情，不是一開始就直接將對(duì)方告上法庭。可以先給對(duì)方打招呼，說要采取法律措施了，再不理睬，發(fā)個(gè)律師函，最后才起訴，這樣的話對(duì)方就自己陷入了不人情了，再有什么埋怨也不好講了。

這就是說的外包，把自己公司的賬款催收外包給其他公司加以催收。